Hace unos años, se dedicaba mucho tiempo a escribir, archivar, contestar llamadas y tomar recados. Con la llegada de los teléfonos celulares y el correo electrónico prácticamente que tomar recados es función del correo de voz del celular, la escritura formal se a reducido a documentos legales y contestar llamadas es una elección y no una obligación. Ahora, archivar sigue siendo un problema ya que si queremos tener acceso rápido a la información, debemos archivarla con ciertos parámetros de nombre y estándares de almacenamiento.
Por otro lado, el volumen de información que nos llega, o al que estamos expuestos ha crecido exponencialmente. Como tenemos tanta información (correos electrónicos, hojas de cálculo, documentos, presentaciones, páginas web, etc.) ahora es bien difícil llegar a la información que necesitamos cuando la necesitamos. Por lo anterior, estamos igual que cuando no teníamos información.
Recientemente hicimos una encuesta donde el 62% de los encuestados dedican más de 2 horas al uso del correo electrónico y si a esto le sumamos el tiempo necesario para archivar toda la información que nos llega podríamos estar dedicándole más de 3 horas a todo el proceso.
Por todo lo anterior archivar es prácticamente imposible, sin embargo hoy en día tenemos herramientas muy poderosas como Windows Desktop Search y Google Desktop que se instalan en tu computadora (en tan solo unos minutos) y cuando la misma no está siendo utilizada indexan y categorizan en base a su contenido todos tus correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, mensajes instantáneos y páginas web visitadas.
Cuando usas estos programas y pones una palabra o frase como criterio de búsqueda, este te lista la información y la ordena de mayor relevancia a menor. También te permite agrupar por tipo de archivo o en orden cronológico de creación.
Esto quiere decir que si no recuerdas quien te envió un correo electrónico pero sabes que fue el 20 de marzo del 2004, el programa en fracción de segundos te trae todos los correos que contengan la palabra seleccionada y que fueron recibidos en esa fecha.
En conclusión, los buscadores personales eliminan la necesidad de archivar y permiten buscar cualquier tipo de información almacenada en su computadora en fracción de segundos solo definiendo la palabra, frase, autor o fecha que busca.
http://www.microsoft.com/windows/desktopsearch/default.mspx
http://desktop.google.com/es/
