lunes, octubre 30, 2006

La Nueva Trampa del Trabajador


Si por un momento nos transportáramos a 1892, estaríamos en medio de una revolución, pero con un escenario muy distinto, con muy pocas luces, sin correos electrónicos, sin teléfonos celulares, ni noticias televisadas y una economía que salía de las granjas y se mudaba a las fábricas. Si no tuviéramos trabajo, la única opción disponible sería trabajando en una fábrica por tan solo $2.00 al día. Sería requisito indispensable que dejáramos el cerebro en la entrada nos dedicáramos a seguir órdenes o realizar el mismo trabajo mecánico y monótono hora tras hora, día tras día.
Es en este ambiente que Frederick Taylor, hijo de familia adinerada y graduado de una prestigiosa universidad, decidió pasar los primeros años de su carrera profesional. Muy pronto empezó a darse cuenta de las ineficiencias de los procesos y empieza a trabajar de forma diferente logrando aprovechar al máximo los materiales y consiguiendo ahorros importantes en tiempo.
Frederick Taylor (persona más influyente en el mundo empresarial según Peter Drucker) le abrió los ojos al mundo industrial demostrándoles que habían caído en una trampa, la trampa de que el que más horas trabaja es el mejor trabajador, la trampa de que el mérito se basa en horas trabajadas y no en la eficiencia de nuestro trabajo.
Si fuéramos a competir en una carrera de carros y estuviéramos buscando quienes cambien las llantas, estaríamos poniendo como requisito indispensable que sean muy buenos cambiándolas (calidad) pero justo después, el requisito sería que las cambien en el menor tiempo posible. Estos se lograría si la persona tiene experiencia, técnica y herramientas.

Sin embargo hoy en día las luces prendidas en las oficinas al caer la noche, los correos electrónicos enviados entrada la madrugada, las correas llenas de dispositivos electrónicos, y los asensos basados en la cantidad de horas trabajadas nos demuestran que en la era de la información estamos cayendo nuevamente en la trampa del tiempo y dejando a un lado el mérito basado en conocimiento, buen uso de herramientas y sobre todo la eficiencia.

Tal como lo hizo Frederick Taylor a finales de los 1800´s hoy en día podríamos tratar de determinar qué es lo que hace a las personas más efectivas que otras, esta no sería tarea fácil ya que aunque los mismos principios gobiernan, determinar cómo fragmentar en pedazos divisibles lo que las personas hacen hoy en día, para determinar cómo pueden ser más eficientes es bastante difícil. De hecho muchas veces vemos a las personas ocupadas pero no sabemos en realidad qué hacen.
Muchas personas determinan la eficiencia del trabajo por la cantidad de correos electrónicos que reciben o envían, otros por la cantidad de horas que pasan en el trabajo, otros por que tan bien dominan el uso del celular, la computadora o el blackberry. La respuesta no es muy clara aún, pero debe estar muy ligada al nivel de conocimiento que tienes y como lo aplicas, que tan bien complementas tu conocimiento con el de otros, que tan rápido logras los objetivos y a costa de que lo logras. Para todo lo anterior contar con conocimiento como moneda de cambio va a ser indispensable, o sobre todo “Saber Quién lo Sabe” puede ser más indispensable aún.
Saber que herramientas usar cada vez es más difícil por la gran cantidad de herramientas nuevas que salen todos los días. Si Taylor visitara una ferretería hoy compraría directamente 4 cosas: Martillo, clavos, cuerda y serrucho. Se preguntaría ¿Qué es todo lo demás? Esto es precisamente lo que nos pasa cuando buscamos herramientas tecnológicas y nos enfocamos en usar solo procesador de palabras, hojas de cálculo y correo electrónico. Pero imagínense cuanto tomaría construir una casa con tan solo 4 herramientas, trabajaríamos muy duro pero no seríamos eficientes. Es muy probable que esto nos esté pasando hoy en día tan solo usando unas cuantas herramientas tecnológicas, truncando así poder alcanzar niveles de eficiencia exponencialmente mayores
He generado muchas preguntas y he brindado muy pocas respuestas pero lo que espero haber hecho, es haber creado la curiosidad de buscar nuevas y mejores formas de hacer las mismas cosas que hacemos hoy en día. Cuestionar si muchas de las herramientas que usamos o que otros usan son verdaderamente necesarias y sobre todo que cuando nos encontremos trabajando a las 8:30 p.m. mientras un extraño acuesta a nuestros hijos estemos seguros que NO había forma de haberlo evitado.

martes, octubre 24, 2006

Ok, Qué es un Trabajador de la Información


Si hubiéramos nacido en 1700 lo más probable es que nuestro trabajo estaría enmarcado en la agricultura. Si lo hubiéramos hecho en 1900 trabajar en una fábrica hubiera sido más probable. Sin embargo, habiendo nacido en una época donde el 2% de la fuerza laboral trabajará en la tierra, 10% en una fábrica y todo el resto tendrá trabajos donde el insumo y producto principal será el conocimiento y la información, predecir en que categoría caemos es bastante fácil.
A los protagonistas de la era del conocimiento y de la información los llamamos “Trabajadores de la Información”. Los cuales independientemente de su inclinación profesional o área de especialización tendrán que presentar, trabajar o adquirir las siguientes competencias:
• Independientemente de su cargo o posición, toma decisiones basadas en Información y no a sentimientos o el muy conocido “Feeling”
• Reconoce el valor de conocer sobre su contexto: Su compañía, sus competidores, su industria, su país, su región, etc.
• Busca y se integra de forma protagónica a redes de relaciones que le ayudarán a lograr sus objetivos de forma exitosa. Estas redes pueden ser de amigos, colegas, asociaciones, clubes, etc.
• Se siente cómodo utilizando herramientas tecnológicas como el e-mail, Internet, buscadores, hojas de cálculo, etc. Al mismo tiempo está en la constante búsqueda de herramientas tecnológicas que le faciliten su trabajo y propicien colectar información para hacer análisis posteriores o generar alarmas.
• Sabe identificar “LA” información que necesita entre tanta información disponible. Entiende que “Tener” información no significa que tengas la información necesaria.
Todos los trabajadores de la información en algún grado presentan las competencias descritas arriba, sin embargo es importante reconocer que el rol que el mismo desempeñe dentro de la empresa hace que sus necesidades sean distintas y en base a esto los podemos agrupar en tres (3) grandes grupos:
• Trabajadores del Conocimiento y de las Ideas:
o Trabajan con ideas y manejan equipos
o Buscan desarrollar y mejorar procesos críticos
o Tienen la necesidad de crear, consumir y transformar data en información
o Su trabajo es menos estructurado, son más libres de organizar su tiempo y colaborar con muchas personas pero de una forma más accidental que regular.
o Gerentes, Consultores, Presidentes, Ejecutivos de Mercadeo y Ventas son algunos ejemplos de este tipo de trabajador de la Información.
• Trabajadores de Tareas Estructuradas:
o Tienden a trabajar más con datos e información que con ideas.
o Crean y consumen información. Muy poco transforman o administra la información.
o Necesitan encontrar los hechos de forma rápida, editar, escribir y procesar información.
o Pueden ser hasta el 80% de los trabajadores de la información de una empresa.
o Gerente de Sucursal, Gerente de Tienda, Supervisor de Agentes de Call Center, son algunos ejemplos de este tipo de trabajador de la información.
• Trabajador que Capta Datos:
o Crea y consume pero no transforma o administra la información.
o Necesita acceso fácil a la información.
o Muy pocas veces crea documentos de forma libre o no estructurada
o Asistentes, recepcionistas, agentes son algunos ejemplos de este tipo de trabajador de la información.

Muchos se cuestionarán la importancia de esto pero ya en los Estados Unidos el 68% de los trabajadores son considerados Trabajadores de la Información y como nos dice Colin Powell “las organizaciones no logran nada, los planes no logran nada, las teorías de administración no logran nada. Las cosas salen bien o salen mal por la gente involucrada”. Estamos en un momento que se caracterizará no solo por la búsqueda de los mejores trabajadores sino por el escrutinio de estos trabajadores sobre a qué empresa brindar su conocimiento.
¿Soy yo un trabajador de la información? ¿Qué tipo de trabajador de la información soy? ¿Tengo las herramientas necesarias? ¿Tengo el conocimiento necesario? ¿Qué puedo mejorar? ¿A dónde podría crecer más?
Muchas preguntas surgirán pero su interés en las respuestas lo delatarán como un protagonista más de la nueva era de la información.

martes, octubre 17, 2006

Encuentra la Osa Mayor en un Día Estrellado


Si has pasado un verano en una finca y tienes la oportunidad de presenciar un día estrellado sin el reflejo de las luces de las grandes ciudades te darás cuenta que aunque uno de los paisajes blanco y negro más bellos que hallas visto, es muy difícil identificar las constelaciones que desde muy pequeño aprendiste a identificar. En mi caso siempre he podido identificar la Osa Mayor, sin embargo en esos días estrellados en la finca se me hizo sumamente difícil.

Hoy en día los Trabajadores de la Información están diariamente en días estrellados de información lo cual les dificulta:
• Encontrar la Información que necesitan.
• Distraerse con información interesante pero no importante o relevante.
• Determinar si la información significa que vamos bien o vamos mal.
• Tomar decisiones con confianza.

Estoy seguro que la mayoría de nosotros vivimos en un ambiente como el que se describe arriba es por esto que los Trabajadores de la Información efectivos tendrán que desarrollar y perfeccionar la competencia de crear sistemas para que la información relevante sea recibida, analizada y compartida oportunamente.
Es aquí donde entran herramientas como el Balanced ScoreCard que unido a herramientas tecnológicas como Business Intelligence, CRM y ERP puedes lograr tener la información que necesitas (ni un poco más ni un poco menos) cuando la necesitas (ni un minuto más, ni un minuto menos).
Hoy en día existen herramientas tecnológicas que permiten armar tableros de resultados (scorecards) que se alimenten en línea y en tiempo real de los sistemas que ya tenemos y que nos inundan en información, permitiéndonos saber todos los meses, semanas y hasta días como estamos de forma general utilizando conceptos como el de amarillo, rojo y verde (semáforos). Estas herramientas nos pueden dar indicadores de cómo nuestras acciones, iniciativas y estratégias dan o no resultados positivos.

Ahora típicamente esto resuelve el problema a nivel interno pero en nuestro trabajo necesitamos información de proveedores y sobre todo de nuestro contexto (país, industria, región, etc.), es por esto que hay que mirar a otro tipo como lo son Feeds, RSS, Blogs, etc.

De ahora en adelante cuando busques información asegúrate de que el día estrellado solo sea cuando estás en una finca de noche.

Recursos:
Balanced Score Cards
Score Cards o Tableros de Resultados en Línea
Microsoft CRM y Salesforce.com

viernes, octubre 13, 2006

Evada el Tráfico: Reuniones Virtuales



Hace dos semanas pasé dos horas en el tráfico en un recorrido que un domingo solo hubiera tomado 7 minutos. El tiempo lo utilicé para hacer llamadas pero rápidamente se me acabaron las llamadas pendientes que tenía y solo me quedó compartir mi frustración con las personas en los autos de alrededor y pensar. Una hora más tarde y 25 metros más adelantado me encontraba pensando lo mucho que me hubiera ahorrado de haber usado la herramienta que utilizo para reuniones virtuales con personas en otros países.
Hoy en día es muy común utilizar herramientas o programas que te permiten tener reuniones virtuales donde las personas desde su computadora entran en un espacio virtual o página web donde coinciden con los participantes de la reunión. Esta página web o espacio para reunión virtual brinda el nombre de las personas que están participando de la reunión, y quien este designado como moderador de la reunión puede compartir una presentación en Power Point, Hoja de Cálculo o Documento para que todos la vean. Para la experiencia completa esta reunión virtual debe ir acompañada de una llamada telefónica en conferencia.
Otras características son la oportunidad de que quien quiera hacer una pregunta lo indique al resto de los participantes (a través de una señal en el espacio virtual) y así el moderador le de la palabra. También se puede hacer una encuesta entre los participantes sobre su posición ante un tema y la herramienta brinda los resultados de forma gráfica y automática.
Crear estas reuniones es sumamente sencillo ya que se hacen con hacer clic en un botón, un enlace codificado que distingue la reunión específica se envía vía correo a él o los participantes para que lo utilicen para entrar a la reunión virtual a la hora acordada.
Por ejemplo un abogado que quiere revisar un contrato con su cliente podría hacerlo a través de esta herramienta, un auditor externo podría revisar los estados financieros preliminares con el gerente de finanzas o un vendedor podría discutir una cotización con su cliente y corregir en el momento.
De igual forma un Gerente General puede hacer una presentación de los resultados del mes a las 10:30 del jueves y la misma puede ser vista por quienes en la empresa estén interesados en participar de la presentación virtual sin tener que movilizarse de su puesto. Lo último se conoce en el medio como “Webcast”.
Las herramientas más comunes son LiveMeeting de Microsoft (www.microsoft.com/uc/livemeeting) , Webex (www.webex.com) y Go to Meeting de Citrix (www.gotomeeting.com). Todas estas herramientas te brindan la oportunidad de hacer una prueba gratuita de su sistema por 15 o 30 días.
Esto quiere decir que hace dos semanas en vez de pasar dos horas en el tráfico pude haber generado una reunión virtual y haber hecho la presentación vía este servicio. Definitivamente que muchas reuniones requieren una interacción presencial pero estoy seguro que hay muchas reuniones o consultas que se pueden hacer por esta vía tanto a nivel interno de la empresa, con proveedores o con clientes.
Solo pregúntese cuantas horas se podría ahorrar a la semana o si la reunión en la que está pudo haber sido virtual!!

martes, octubre 10, 2006

Papi, qué es grabar encima



En mi época no había luz, En la mía no había televisión, en la mía no había Internet!!! Toda la vida los padres han contado historias sobre las cosas que las nuevas generaciones no vivieron, o como era el mundo sin las cosas que existen hoy.

Hoy es bien frecuente ver niños corriendo a ver como salió la foto que les acaban de tomar en la parte posterior de la cámara, y muy pocos, se llevan la sorpresa de que la cámara que se utilizó no tiene pantalla en su parte posterior.

Sin embargo en días pasados mi hija de 9 años, que es muy despierta y está en la edad de buscar entenderlo todo, me escuchó preguntarle a mi esposa: "Que fue lo que tu hermana le grabó encima a la película de El Padrino de tu papá cuando eran chicas" la respuesta fue (para que les duela)"Una Novela".

Ante esta breve pero reveladora conversación, mi hija reaccionó preguntando "¿Cómo así que mi tía le grabó encima a la película?" por estar en medio de otra conversación, le di una respuesta a la ligera a TAN INTERESANTE PREGUNTA. Después de la cuarta vez que mi hija me pregunta, realizé lo complicado que sería dar una respuesta coherente.

Hoy en día la películas vienen en DVD´s, a los cuales (a menos que tengas uno regrabable) no se les graba encima por lo que si hablamos de grabar encima debemos estar hablando de estar parados encima del DVD y estar grabando una canción en una grabadora o filmando una película. Con toda razón mi hija estaba confundida.

Lo que no me tomé el tiempo de explicar, era como antes había que rebobinar la película, el video club te hacía un recargo de no hacerlo y si quería retroceder 5 capítulos, esto tomaría varios minutos. (Ah! verdad, las películas no traían capítulos ni menú principal)

lunes, octubre 09, 2006

Wiki, mucho más que un término Hawaiano


Si te propusieras crear una enciclopedia distribuida de multiples lenguajes con la mayor calidad posible y que esté accesible de forma gratuita a todas las personas del mundo en su propio idioma, muchos pensarían que es un sueño imposible de lograr. En el año 2001, este era el sueño de Larry Sanger y Jimmy Wales los cuales a escasos 7 años tienen la enciclopedia más grande del mundo, Wikipedia.
Wikipedia.org es la enciclopedia que utilizó el concepto de colaboración que hoy en día denominamos “Wikis” (En hawaiano: Apúrate), que no es mas que un “website” que permite agregar, remover o editar contenido, capacidad que es moderada por todos los participantes, quienes garantizan la calidad de la información.
En pocas palabras Wikipedia.org es una enciclopedia que utilizó “Wikis” como el mecanismo de publicación y edición de artículos. Sus autores son todas las personas del mundo y sus editores son todas las personas del mundo. El resultado es una enciclopedia de 5.3Millones de artículos al día de hoy, de los cuales 1.3 son en Inglés, cuenta con versiones en 229 idiomas y 16 de ellas tienen mas de 50,000 artículos.
Para valorar el poder de los “Wikis”, la Enciclopedia Británnica publicada por primera vez en 1768 cuenta hoy en día con 100,000 artículos en su última versión, 13 veces menos que la versión en Inglés de Wikipedia. Encarta la enciclopedia con mayor contenido interactivo, en su versión en Inglés del 2005 cuenta con 68,000 artículos, 19 veces menos que la versión en Inglés de Wikipedia.
Definitivamente que es posible que una enciclopedia escrita por personas para personas puede presentar cuestionamientos de calidad, pero la capacidad de acelerar el proceso colaborativo alrededor de la tarea de escribir y editar es indiscutible.
Hoy en día hay varios esfuerzos de utilizar Wikis para otro tipo de tareas menos ambiciosas pero con resultados igual de impresionantes. YouTube.com y Flickr.com son ejemplos de homólogos para videos y fotos.
Las nuevas herramientas de colaboración como portales, intranets, y páginas web tienen la funcionalidad que la industria teconológica ya ha adoptado bajo el nombre de “Wikis”.

miércoles, octubre 04, 2006

Comparte Información sin ayuda de un Experto en Internet: Lens

Hace unos meses atrás un amigo me preguntaba como hacía para hacer una página de Internet sobre su negocio pero que no le costara dinero, meses más tarde sentí la necesidad de poder compartir con quién estuviera interesado todo el contenido relacionado a “Los Trabajadores de la Información” en un marco muy similar que el de mi amigo: Que no me costara dinero.
Inmediatamente me puse a investigar y descubrí (encontré) una herramienta muy poderosa para este tipo de necesidad. A la herramienta se le ha dado el nombre de “Lens” y aunque he tratado de encontrarle un motivo lógico para el nombre, lo más probable es que sea tan lógico como Google o Yahoo.

Lens, concepto lanzado por www.squidoo.com no es más que una herramienta gratuita en Internet donde cualquier persona con conocimientos muy básicos de computadora e Internet puede crearse su propia página, la cual puede tener tantas secciones como uno quiera y de distintos tipos. Con solo hacer “click” en agregar módulo (módulo es un recuadro en la página con un tema, sub-tema o propósito específico) y decidir el tipo de módulo que queremos la página se modifica instantáneamente.
Aunque te pido crear una cuenta (lo cual es muy fácil) rápidamente te encuentras seleccionando el tipo de módulos que quieres agregar. Dentro de los módulos más comunes están los de agregar texto con enlaces (links) a otras páginas web o lectores de RSS (recuerdan SOS vs RSS) para que el contenido del módulo o recuadro de la página se autoalimente de contenido de otras páginas de Internet (Ejemplo: La Prensa, New York Times, El Clima o el proveedor de recetas de cocina).
Solo con las características descritas arriba un médico podría crear su página en Internet o “Lens” y escribir sobre su especialidad con enlaces a fuentes de información que den más detalle del tema expuesto, como Universidades, Asociaciones de Médicos, Estudios, etc. Al mismo tiempo puede tener segmentos que se autoalimenten diariamente con noticias del tema sin que tenga que asignar a alguien para que llene la información.
Sin embargo hay otros módulos como el de encuestas que te permite que tu “Lens” te sirva para llevar a cabo una encuesta permanente sobre cuál es el plato de nuestro restaurante que más te gusta o si estás o no de acuerdo con la expansión del Canal.
Squidoo también te da la opción de tener espacios en tu página que se integren o conecten directamente con www.amazon.com. Tu página presentará la caratula de él o los libros que elijas y su precio en Amazon (actualizado diariamente). Si en tu módulo presentas el libro 100 Años de Soledad de Gabriel Garcia Márquez, con solo hacer "click" en la carátula del libro que aparecerá en tu página, podrás comprar en línea este libro como si estuvieras en Amazon. Con esta característica cualquiera pensaría que tienes un acuerdo privado con Amazon.
Otra de las ventajas de www.squidoo.com es que te da estadísticas gráficas de cuantas personas visitan tu página y al mismo tiempo tiene un sistema de méritos que posiciona tu página contra otras dentro de la herramienta, dándole a quien te visita un sentido de lo relevante que es la información que presentas y a ti un incentivo para esforzarte en que tu contenido sea lo suficientemente bueno para que tenga un “ranking” alto.
Espero que esta herramienta les sea útil, y para que tengan una mejor idea de lo que se puede hacer con ella los invito a que visiten mi “Lens” www.squidoo.com/spiegel55 o que visiten algunos de los otros “lenses” que me parecieron interesantes por su contenido.
http://www.squidoo.com/asthma/
http://www.squidoo.com/panama/
http://www.squidoo.com/bestpresentationsever/
http://www.squidoo.com/blog-tips/
http://www.squidoo.com/grandmasrecipes/