Las Historias:
Son las 10:00 a.m. y Emilio quiere llamar a Rosalía, pero cuando busca su número de teléfono en el celular, junto a el Nombre “Rosalía Méndez” hay un círculo color rojo acompañado de un sobre (simbolizando el correo electrónico) y la hora 12:30 m.d., inmediatamente Emilio sabe que Rosalía está ocupada y lo más probable es que si la llama, esta no va a contestar. De la misma forma Emilio sabe que en este momento Rosalía prefiere ser contactada vía correo electrónico y que estará disponible a partir de las 12:30 m.d.
A las 3:00 p.m. María quiere contactar a José y cuando busca a José en el directorio de su computadora, junto a el nombre “José” sale un circulo verde, el símbolo de un teléfono y el símbolo de un sobre (correo electrónico) junto a la hora 5:30 p.m. María sabe que José está disponible para ser contactado y que lo podemos llamar o enviarle un correo, lo que le parezca más apropiado. De la misma forma sabe que si lo va a contactar debe ser antes de las 5:30 p.m. ya que es cuando él dejará de estar disponible.
¿Qué es todo esto?
La mayoría de ustedes debe estar pensando que el mundo se acaba de complicar y esto es demasiada información para solo contactar a alguien, la realidad es que muy probablemente así sea y muchos de nosotros no pondremos atención a este tipo de simbología y solamente nos limitaremos a llamar cuando nos provoque.
La realidad es que muy pronto los teléfonos celulares, especialmente los que reciben e-mail, van a ser el estándar. El problema es que los cargamos con nosotros todo el tiempo y tenemos tantas personas con las que nos relacionamos en el día a día que el nivel de interrupciones que estamos exponiéndonos a recibir es inmenso.
El primer concepto con el que la tecnología está respondiendo a este problema es el que ha sido denominado como “Presencia”. Presencia no es más que un semáforo que le avisará de forma proactiva a quienes tengan interés en contactarnos tres estatus: El verde avisándoles que nos pueden contactar sin problema, el amarillo avisándoles que estamos haciendo algo y preferiríamos no ser contactados, y el rojo advirtiéndoles que a menos que sea urgente e importante nos contacten a la hora que señala mi servicio de “Presencia”
En otras palabras quien valla a llamar, chatear o enviar un correo electrónico a una persona, sabrá su disponibilidad y usará su mejor juicio para decidir si lo contactará en ese momento o a la hora que se nos ha indicado, no evitará que lo llamemos pero si nos ahorrará un buen número de llamadas perdidas o conversaciones con el correo de voz.
El segundo concepto con el que la tecnología está respondiendo es llamado “Preferencia”, el objetivo del mismo es que puedas avisarle al mundo cómo prefieres ser contactado en un momento determinado, de forma que quien te quiera contactar sepa de antemano el mecanismo (celular, correo electrónico, chat, etc.) con el que prefieres ser contactado y por consecuencia el más probable que uses en las próximos minutos.
Ambos conceptos los vas a poder pre-programar, programar en el momento del día que así lo desees o puedes permitir que sea tu agenda electrónica la que le brinde la información al “servidor de presencia y preferencia” (equipo que administrará estos conceptos) de forma automática.
Conclusión:
Aunque es muy claro que el beneficio primordialmente será en ambientes de trabajo, es muy probable que los mismos se vallan contagiando al usuario personal. La reducción de interrupciones y la efectividad al momento de elegir como comunicarnos con alguien serán los beneficios más importantes de esta tecnología.
En ambientes corporativos ya está disponible, solo es importante que su correo electrónico, central telefónica, sistema de chat y otras aplicaciones así lo soporten.
martes, marzo 27, 2007
miércoles, marzo 21, 2007
El hábito de Publicar: No interrumpan al Padre
La Historia:
El 28 de septiembre de 1985 después de un repentino cambio de presidente en el pais, el tema más importante para mí y el resto de mis amigos era: “¿habrá clases mañana?”. Ante tal incertidumbre y con grandes deseos de aclarar tal situación para evitar madrugar innesesariamente el día siguiente y poder jugar con mi Atari hasta altas horas de la noche fue que me atreví a llamar al colegio para aclarar tan importante duda.
Después de aproximadamente 25 intentos, ya que el telefono no dejaba de estar ocupado, una voz con acento español fuerte respondio sin nisiquiera escuchar o saber quién llamaba: “Pues que si hay escuela co..”
Era evidente que el telefono no había dejado de sonar y que todos los que llamaban eran estudiantes o padres de familia queriendo saber si habría o no clases al día siguiente. Tambien era evidente que el Padre del Colegio estaba fastiado y abrumado por tal situación.
Cuanto habría pagado este Padre, para poder tener una página web del colegio, sentarse en la computadora por 5 minutos y publicar en la misma: “A menos que el Ministro deEducación diga lo contrario, mañana habrá clases”
La Reflexión
Definitivamente que el Padre no contaba con las herramientas para atacar este problema, pero hoy en día todos tenemos una herramienta muy util para publicar información sin embargo muy pocos la utilizamos.
Hoy en día cuando estamos en el trabajo tenemos un sin número de interrupciones, ya sea que nos llaman por teléfono o entran a nuestra oficina, muchas de estas interrupciones son para solicitarnos información que tenemos y no hemos compartido: el teléfono de un cliente, las cifras de ventas del mes pasado, las evaluaciones de desempeño de los vendedores, etc.
Cuantos de nosotros nos hemos sentidos fastidiados y abrumados como el Padre del Colegio. Si contabilizaramos el tiempo que perdemos brindando información que ya hemos dado con anterioridad , sería evidente que el modelo que utilizamos para compartir información es sumamente ineficiente.
La Propuesta
Una industria que ha utilizado un modelo mucho más eficiente para compartir información, son los medios de comunicación escrita. Hay quienes general la información (noticias), quienes la editan o filtran y finalmente la publican. Por otro lado los interesados en la información (los lectores) leen la primera página del diario, identifican la información que les interes y proceden a leer la página donde se brinda más detalle sobre el tema específico.
Sería muy útil para las empresas, que sus trabajadores (trabajadores de la información) publicaran la información que generan, y que los interesados en la información la busquen cuando la necesitan, en lugar de interrumpir a “El Padre”.
Anteriormente este era un método impráctico ya que requería de impresión y clasificación de la información para su posterior búsqueda (era muy costoso y requería de mucha gente). La información digital, los sistemas de administración de documentos e información (Portales) y los motores de búsqueda nos permiten publicar, filtrar, editar y buscar información a un bajo costo y de una forma muy fácil para quienes generan o consumen información.
El reto más importante no es técnico, sino que se cree el hábito de publicar y la cultura de buscar evitando así las interrupciones innecesarias y aumentando nuestra productivada personal y de empresa.
El 28 de septiembre de 1985 después de un repentino cambio de presidente en el pais, el tema más importante para mí y el resto de mis amigos era: “¿habrá clases mañana?”. Ante tal incertidumbre y con grandes deseos de aclarar tal situación para evitar madrugar innesesariamente el día siguiente y poder jugar con mi Atari hasta altas horas de la noche fue que me atreví a llamar al colegio para aclarar tan importante duda.
Después de aproximadamente 25 intentos, ya que el telefono no dejaba de estar ocupado, una voz con acento español fuerte respondio sin nisiquiera escuchar o saber quién llamaba: “Pues que si hay escuela co..”
Era evidente que el telefono no había dejado de sonar y que todos los que llamaban eran estudiantes o padres de familia queriendo saber si habría o no clases al día siguiente. Tambien era evidente que el Padre del Colegio estaba fastiado y abrumado por tal situación.
Cuanto habría pagado este Padre, para poder tener una página web del colegio, sentarse en la computadora por 5 minutos y publicar en la misma: “A menos que el Ministro deEducación diga lo contrario, mañana habrá clases”
La Reflexión
Definitivamente que el Padre no contaba con las herramientas para atacar este problema, pero hoy en día todos tenemos una herramienta muy util para publicar información sin embargo muy pocos la utilizamos.
Hoy en día cuando estamos en el trabajo tenemos un sin número de interrupciones, ya sea que nos llaman por teléfono o entran a nuestra oficina, muchas de estas interrupciones son para solicitarnos información que tenemos y no hemos compartido: el teléfono de un cliente, las cifras de ventas del mes pasado, las evaluaciones de desempeño de los vendedores, etc.
Cuantos de nosotros nos hemos sentidos fastidiados y abrumados como el Padre del Colegio. Si contabilizaramos el tiempo que perdemos brindando información que ya hemos dado con anterioridad , sería evidente que el modelo que utilizamos para compartir información es sumamente ineficiente.
La Propuesta
Una industria que ha utilizado un modelo mucho más eficiente para compartir información, son los medios de comunicación escrita. Hay quienes general la información (noticias), quienes la editan o filtran y finalmente la publican. Por otro lado los interesados en la información (los lectores) leen la primera página del diario, identifican la información que les interes y proceden a leer la página donde se brinda más detalle sobre el tema específico.
Sería muy útil para las empresas, que sus trabajadores (trabajadores de la información) publicaran la información que generan, y que los interesados en la información la busquen cuando la necesitan, en lugar de interrumpir a “El Padre”.
Anteriormente este era un método impráctico ya que requería de impresión y clasificación de la información para su posterior búsqueda (era muy costoso y requería de mucha gente). La información digital, los sistemas de administración de documentos e información (Portales) y los motores de búsqueda nos permiten publicar, filtrar, editar y buscar información a un bajo costo y de una forma muy fácil para quienes generan o consumen información.
El reto más importante no es técnico, sino que se cree el hábito de publicar y la cultura de buscar evitando así las interrupciones innecesarias y aumentando nuestra productivada personal y de empresa.
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