Validando la Muestra:
7 de cada 10 personas que llenaron la encuesta reconocieron que el Internet es una herramienta indispensable en su trabajo y 4 de ellos respondieron la encuesta en menos de una hora de haberla recibido. De igual forma el 91% de los encuestados reconoció que independientemente de su nivel de conocimiento sobre el Internet, están interesados en saber más sobre que ofrece y que hay disponible. Esto valida que los encuestados pueden ser considerados en algún grado, Trabajadores de la Información.
El Dolor:
7 de cada 10 personas trabaja 10 horas o más (54% trabaja 10 horas, 13% trabaja 12 horas y 8% trabaja más de 8 horas).
Un abrumante 78% de los encuestados reconoce que le dedica 2 horas o más al envío, recepción, lectura y almacenamiento de e-mails (480 horas al año frente a una computadora haciendo algo relacionado a los e-mails). En contraste, el promedio en Estados Unidos es 1.5 horas.
76% recibe más de 30 e-mails al día y 1 de cada diez recibe más de 100 e-mails. Esto sin tomar en cuenta que más de la mitad de los e-mails que típicamente se reciben son correo basura, mejor conocido como “spam”.
6 de cada 10 colabora (trabaja, se reúne, comparte información, le compra, le vende, etc.) todas las semanas con más de 10 personas. Si comparamos los que le dedican más de 2 horas al día al e-mail y también tienen que colaborar con más de 10 personas estos serían el 67% de los encuestados casi 7 de cada 10.
El 51% de las personas encuestadas reconoce que cada semana pierde 2 horas o más en el tráfico cuando se desplaza para participar en reuniones, y el 27% tiene más de 7 reuniones internas (con personas de la misma compañía) en una semana.
La Oportunidad:
Aunque el 41% de los encuestados reconoce saber lo básico sobre Internet y el 55% considera que conoce bastante de Internet, menos del 25% de ellos conoce o usa herramientas como:
• Blogs: herramienta para compartir cualquier tipo de información sin tener que enviarle un e-mail a todo el mundo. Los lectores pueden subscribirse a los Blogs de las personas que les interesa y recibir notificaciones cuando hay cambios o se agrega información. ( Si nos subscribimos a la información podemos reducir de 5 hasta 20 e-mails de los que recibimos hoy en día o en otra forma de 5 a 20 minutos de esas más que 2 horas que le dedicamos al e-mail cada día.)
• Reuniones Virtuales: Herramienta que permite, acompañado de una conferencia telefónica, compartir la información que se presenta un nuestra pantalla de computadora (hojas de cálculo, documentos, presentaciones, etc.) con varias personas a la vez de forma que se pueda discutir, tomar decisiones, modificar o preguntar. En otras palabras, todas las personas participando en la reunión virtual van a ver en su pantalla, independientemente de donde estén, la misma información. (Podríamos ahorrarnos de 30 minutos a varias horas a la semana de las que pasamos en el tráfico tratando de ir a una reunión.)
• Wiki: Herramienta que le permite a varias personas trabajar en un documento a la vez sin tener que cada uno generar una versión distinta, enviarla infinidad de veces a todos los que necesitamos que la complementen y finalmente hacer un esfuerzo casi sobre humano para tener una versión final sin cometer errores.
• Encuestas en línea: herramienta que te permite preguntarle a un grupo indefinido de personas sobre un tema y que los mismos respondan en línea permitiendo tener resultados estadísticos y comparativos de forma instantánea sin tener que enviar las preguntas por e-mail, recibir las respuestas por e-mail y después consolidar las respuestas. (5 minutos preparando la encuesta, 3 minutos enviándola y 0 minutos consolidando los resultados. Sin esta herramienta esto podría tomar para una encuetas de 100 personas, varios días de trabajo.)
• Áreas de Colaboración o “Workspaces”: herramienta que nos permite crear, sin la ayuda de un experto en programación de páginas de Internet, una página web privada donde los miembros de un equipo (departamento, miembros de un proyecto, etc.) pueden publicar noticias relevantes al objetivo de equipo, publicar documentos, realizar encuestas, propiciar foros de discusión entre otros. (Se podrían eliminar la mayoría de los correos relacionados al trabajo en equipo evitando que información importante de un proyecto se esconda entre tantos e-mails que recibimos hoy día. En este ambiente todos tienen acceso a la misma información y a la última versión, desde cualquier lugar en cualquier momento. No más situaciones donde la información la tiene Juan pero está de vacaciones).
Por otro lado el 98% utiliza o conoce “Outlook”; 74% utiliza o conoce los sistemas de mensajería instantánea o mejor conocidos como “Chat”; y 68% utiliza o conoce un sistema de búsqueda de e-mails y archivos en su computadora.
La Conclusión:
No tengo ni pretendo convencerlos, de que tengo las competencias para hacer encuestas o análisis estadístico, mas bien los invito a que vean los resultados y saquen sus propias conclusiones. Lo que sí me parece evidente es que hay una gran oportunidad para trabajar una hora menos al día y librar la misma cantidad de trabajo que hacemos hoy en día (quizás hasta un poco más). No perdemos nada echándole un vistazo a las herramientas que hay disponibles y que nos permitirían regalarnos esa hora e invertirla en nosotros mismos (un poco de ejercicio no nos caería mal) o con nuestros seres queridos.
