Un Mueble Más En El Salón Portobelo

“En un empresa decir que no te gustan las reuniones es como si a un Jinete no le gustara el Hipodromo o a que a un Chef no le gustara la Cocina.”
Es lunes por la mañana y luego de un buen café y haber decidido las prioridades de esta semana te propones a reservar espacio en tu agenda para la reunión con tu jefe, la presentación a tu cliente y la cita en el colegio de tu hijo. Es en este momento que al abrir tu agenda te das cuenta que no hay espacio para ninguna de las tres ya que tienes más reuniones que horas laborables y muchas de estas reunioenes son reuniones almuerzo por lo que nisiquiera tendrás este tiempo para ti.
Como tus tres prioridades son de suma importancia, procedes a negociar cambios en las reuniones agendadas pero en cada reunión tienes que negociar con por lo menos 3 personas y pareciera que un cambio ocasiona problemas en otras tres reuniones y hasta con 10 personas. Sientes que estas jugando con el cubo mágico y que cada vez que logras ordenar el amarillo se te desordena el azul y el rojo.
Tu nivel de frustración aumenta cuando no has terminado de sacar espacio en tu semana para tus tres prioridades y recibes una llamada de la asistente de tu jefe recordándote que te esperan hace 10 minutos en en el salón de reuniones Portobelo.
Decides dejar la tarea de hacer los cambios en la agenda para después y te diriges a la reunión. Cuando llegas te recuerdan que esta semana te toca hacer la minuta, tarea que “amas hacer”.
Una hora y media más tarde te paras a servirte café para tratar de mantenerte despierto y sientes a tus espaldas una sinfonía de teclados, te das cuenta de que todos en la reunión parecieran estar tomando notas, y te preguntas “Si todos toman nota ¿por qué tengo que hacer una minuta? Tu mismo te respondes: Claro, en realidad están contestando correos o trabajando en su presentación de más tarde, la verdad nadie está poniendo atención.
La alarma de tu agenda electrónica suena anunciando tu proxima reunión pero todo parece indicar que a esta reunión todavía le faltan 30 minutos más, otra vez más las reuniones se correrán hasta después de la hora de salida. A estas alturas del día es evidente que las probabilidades de que tengas la reunión con tu jefe son bien bajas o casi nulas, que tu preparación para la presentación con tu cliente será deficiente y que llegarás tarde a la cita del colegio de tu hijo.
Finalmente la reunión termina y sabes que no importa que escribas en la minuta de la reunión porque nadie va a leerla de todas maneras. Tu te quedas en elmismo salón del cual te sientes parte del mobiliario porque sabes que tus proximas 2 reuniones son en el mismo Salón Portobelo.
Ritmo de Reuniones
Muchos de nosotros podemos empatizar con esta narración. Pareciera que el problema fundamental en muchas organizaciones es el concepto de tiempo ilimitado y capacidad de ejecución ilimitada por lo que se reserva tiempo exclusivo para cada tema. La forma en que muchas otras organizaciones han resuelto este problema o lo han minimizado es entendiendo que el tiempo de todos es limitado y no podemos hacer todo lo que se nos antoje en una semana. De igual forma, que la coordinación de estas reuniones y los cambios imprevistos en un sistema tan complejo pueden ser tan complicados como el de una aerolinea cuando se cancela un vuelo y tiene que trabajar rutas alternas para cada uno de sus pasajeros.

La respuesta es un ritmo de reuniones, en el cual un equipo de trabajo al nivel más alto (Ejemplo: Comité ejecutivo) se reune por espacio de una hora al principio de la semana para tocar los temas más importantes de la organización esa semana. Luego, cada integrante de este equipo se reune con sus respectivos equipos por espacio de una hora para tocar los temas que son prioridad de la organización y fueron tocados en la reunión previa. De igual forma se ven las buenas noticias, las piedras en el camino. Los miembros del equipo pueden traer temas que, si todos consideran de importancia, se pueden sacar unos minutos para discutirlo o ponerlo en el listado de “estacionamiento de temas” de forma que el líder pueda decidir si se saca tiempo esa semana para tocar este tema.
Muchas organizaciones han optado por tener reuniones tácticas todos los días de 10 minutos para asegurarse de que todos estan en la misma página.
Una vez al mes esta reunión toma un matiz estratégico y de audito de resultados y una vez al año se transforma en una reunión más larga con un objetivo completamente estratégico y de planeación.
De esta forma cada persona participará de máximo 2 reuniones de una hora semanal y 4 reuniones de 10 minutos para un total de 2 horas y 40 minutos por semana. Dejando suficiente espacio el resto de la semana para reuniones con clientes, ejecución de proyectos o simplemente realizar el trabajo para el que fueron contratados.
MataMomentums:
Hay una serie de interrupciones que cuando pasan en una reunión matan el momentum de la misma y pueden convertir una reunión muy productiva el momento más aburrido e improductivode la semana. A continuanción algunos ejemplos:
• Personas con computadoras o “laptops” en la reunión: El sonido del teclado es el mayor distractor pero de igual forma es una tentación muy fuerte para los participantes y pareciera que les da permiso para estar virtualmente ausentes (leyendo e-mail, chateando, haciendo consultas en línea, etc.).
• Teléfonos móviles: Debería ser un mandamiento de las reuniones dejar los teléfonos fuera del salón o apagarlos. El solo hecho de que suenen mata el momentum de la reunión pero lo que lo destruye y es casi imposible voverlo a recuperar es cuando alguien piensa que su voz trabaja en una frecuencia imperceptible por el oido humano o que poniendose la mano en la boca reduce el ruido.
• Cambio de computadora para hacer presentaciones o usar el “momory stick” para cargar la presentación en la computadora conectada al proyector: Es recomendable que se use un espacio virtual en la intranet o portal de la empresa para cada reunión. Es en este espacio que se toman las notas de la reunión y se publican las presentaciones que se haran en el transcurso de la misma. Esto evitará ese impaz de cambio de equipo y un beneficio colateral será que el espacio virtual se convertirá en la minuta que estará disponible inmediatamente después de la reunión.
• Conversaciones paralelas a la reunión: La efectividad y el momentum de la reunión es inversamente proporcioanl a la cantidad de convesaciones simultaneas que se tengan en la misma. No estaría de más utilizar el método indígena del “Talking Stick”.
• Que alguien no venga preparado a la reunión: Parece sentido común, pero dificilmente es práctica común, si no reservamos tiempo específico en nuestras agendas para prepararnos para una reunión, nunca vamos a estar preparados para la misma. Esto no es justo para con sus compañeros ni para el éxito de las reuniones.
Estoy seguro que ustedes tendrán su propia lista de “matamomentums” y que pueden desarrollar su propio y personalizado ritmo de reuniones pero lo más importante es, hagan lo que hagan, que se aseguren que nunca pasen a formar parte del MOBILIARIO DEL SALÓN PORTOBELO.