Evada el Tráfico: Reuniones Virtuales

Hace dos semanas pasé dos horas en el tráfico en un recorrido que un domingo solo hubiera tomado 7 minutos. El tiempo lo utilicé para hacer llamadas pero rápidamente se me acabaron las llamadas pendientes que tenía y solo me quedó compartir mi frustración con las personas en los autos de alrededor y pensar. Una hora más tarde y 25 metros más adelantado me encontraba pensando lo mucho que me hubiera ahorrado de haber usado la herramienta que utilizo para reuniones virtuales con personas en otros países.
Hoy en día es muy común utilizar herramientas o programas que te permiten tener reuniones virtuales donde las personas desde su computadora entran en un espacio virtual o página web donde coinciden con los participantes de la reunión. Esta página web o espacio para reunión virtual brinda el nombre de las personas que están participando de la reunión, y quien este designado como moderador de la reunión puede compartir una presentación en Power Point, Hoja de Cálculo o Documento para que todos la vean. Para la experiencia completa esta reunión virtual debe ir acompañada de una llamada telefónica en conferencia.
Otras características son la oportunidad de que quien quiera hacer una pregunta lo indique al resto de los participantes (a través de una señal en el espacio virtual) y así el moderador le de la palabra. También se puede hacer una encuesta entre los participantes sobre su posición ante un tema y la herramienta brinda los resultados de forma gráfica y automática.
Crear estas reuniones es sumamente sencillo ya que se hacen con hacer clic en un botón, un enlace codificado que distingue la reunión específica se envía vía correo a él o los participantes para que lo utilicen para entrar a la reunión virtual a la hora acordada.
Por ejemplo un abogado que quiere revisar un contrato con su cliente podría hacerlo a través de esta herramienta, un auditor externo podría revisar los estados financieros preliminares con el gerente de finanzas o un vendedor podría discutir una cotización con su cliente y corregir en el momento.
De igual forma un Gerente General puede hacer una presentación de los resultados del mes a las 10:30 del jueves y la misma puede ser vista por quienes en la empresa estén interesados en participar de la presentación virtual sin tener que movilizarse de su puesto. Lo último se conoce en el medio como “Webcast”.
Las herramientas más comunes son LiveMeeting de Microsoft (www.microsoft.com/uc/livemeeting) , Webex (www.webex.com) y Go to Meeting de Citrix (www.gotomeeting.com). Todas estas herramientas te brindan la oportunidad de hacer una prueba gratuita de su sistema por 15 o 30 días.
Esto quiere decir que hace dos semanas en vez de pasar dos horas en el tráfico pude haber generado una reunión virtual y haber hecho la presentación vía este servicio. Definitivamente que muchas reuniones requieren una interacción presencial pero estoy seguro que hay muchas reuniones o consultas que se pueden hacer por esta vía tanto a nivel interno de la empresa, con proveedores o con clientes.
Solo pregúntese cuantas horas se podría ahorrar a la semana o si la reunión en la que está pudo haber sido virtual!!